Стаття
Авторка: Дар’я Рибальченко – директорка Національної мережі розвитку локальної філантропії
У нашій організації кожен розуміє важливість даних. Ми свідомо будуємо систему, де кожен член команди долучений до моніторингу та оцінювання. У нас немає окремого фахівця чи прописаної політики з МіО. Натомість кожен проєктний менеджер несе відповідальність за розуміння: чи змінює його проєкт життя бенефіціарів? Він також збирає дані, які допомагають покращити цей проєкт у майбутньому.
Чи це ідеальна система? Наразі вона працює для нас, але ми розуміємо, що є простір для розвитку. Зрештою, збір даних — це лише верхівка айсберга. За цим стоїть велика робота, яку останнім часом називають MEAL (моніторинг, оцінка, підзвітність і навчання).
Часто моніторинг і оцінка сприймаються як щось, що потрібно лише для донорів. Але насправді ми працюємо з даними й для себе. Наприклад:
- оцінюємо, як пройшов захід і що можна покращити наступного разу;
- відстежуємо згадки в соціальних мережах;
- спілкуємось із тими, хто брав участь у подіях або отримував допомогу.
Робота з даними потрібна не лише для звітності, а й для розвитку. Цей шлях має починатися не з вивчення логфреймів чи стандартів звітності, а з визначення конкретних задач, які допомагають в першу чергу організації (не тільки проєктам) ставати кращими. На вимірювання кожного проєкту можна подивитися з різних сторін: як він впливає на суспільство, які процеси потребують покращення, як проєкт впливає на саму організацію.
Під час навчально-дослідницької поїздки “Measurement What Matters”, я мала нагоду поспілкуватися з представниками локальних організацій із різних країн світу. Ми бговорювали, як ефективно використовувати дані в роботі, і мене захопила одна ключова ідея: “Що робити з даними, які в нас вже є?”.
У результаті дискусій ми визначили 7 ключових операційних задач, які робота з даними виконує для сталого розвитку громадської чи благодійної організації.
1.Рефлексія
Це робота з даними, що допомагає зрозуміти які підходи працюють, а які ні. Наприклад: після кожного проведеного заходу ми просимо заповнити анонімну форму зворотного звʼязку, де є питання як і про користь настрій заходу, так і про логістичний компонент. За цим відгуком ми проводимо зустріч команди та ще збираємо дані від команди. Все фіксується в єдиний документ та кожна наступна подія враховує чого ми навчились.
2. Підзвітність
Певно, це одна з найочевидніших задач: звітувати за кошти донорам та ресурси партнерам. Але варто звітувати також за нематеріальний ресурс – довіру, увагу, визнання, яку нам дають ті, кому ми допомагаємо. Бути прозорим і комунікувати як був розподілений матеріальний ресурс, що було зроблено і чому важливо не тільки з донором, а і з тим для кого це робиться. Щороку ми як БО Філантропи і наші члени, Фонди громад, роблять публічний звіт, який публікується на сайті організації.
3. Навчати
Записуючи власні досягнення, ми можемо легко ділитися цим досвідом мотивуючи та навчаючи інші команди. В нашій роботі ми намагаємось фіксувати і передавати досвід нашим учасникам мережі: як побудувати комунікації, як працювати з командою, як налаштувати ІТ інструменти. Також в своїй роботі ми намагаємось фіксувати запити, які до нас приходять та закривати їх під час спільних заходів.
4. Фіксувати
Є глобальна проблема – ми постійно намагаємось винайти колесо. Це стається через брак часу і матеріалів вивчення досвіду інших організацій: що спрацювало, які були складнощі, що призвело для успіху. Створення “історичної книги” вашої організації може бути корисною як глобально сектору, так і всередині організації при залученні нових людей або партнерів.
В нас є 2 корисні, на мою думку практики в цьому напрямку:
1. Читати та обговорювати дослідження.
2. Прописувати методологію проєкту (з цим ми тільки почали роботу).
5. Комунікувати
Видимість організації свідчить про її організованість процесів. В багатьох організаціях команди з моніторингу тісно співпрацюють з комунікаційними командами. Коли ми організовуємо візит в громаду, то часто проєктний менеджер їде разом з комунікаційниками, щоб зняти матеріали, зібрати історії і показати проєкт через інструменти сторітеллінгу.
6. Визначати де ми є
Збір даних допомагає зрозуміти, як ми рухаємось відносно наших цілей, чи роблять проєкти запланований результат. Команда має регулярні збори щотижня для обговорення результатів, а також раз на пів року ми проводимо зустріч команди, де обговорюємо кожен проєкт та організаційні цілі.
7. Використовувати для прийняття рішень
Коли ми вирішуємо щодо проєкту, ми обовʼязково проводимо дослідження серед наших членів: хто що схоже робить, чи треба посилення, які є кращі практики. Також ми користуємось внутрішніми даними організації, як, наприклад статистика реєстрації на захід. Скільки статистично людей з зареєстрованих не приходять на захід, скільки буде дійсно зацікавлених людей і т.д. Ця статистика впливає на планування наступних подій: скільки нам треба отримати реєстрацій, щоб з них прийшло Х кількість цільової аудиторії? Важливо також навчитися збирати дані які допомагають приймати як операційні, так і стратегічні рішення.
Моніторинг і оцінка, хоч яким би ви терміном назвали, не має сприйматися як “щось для донорів”. Це в першу чергу для сталого розвитку організації. І коли ви працюєте з даними, то задавайте собі наступні питання:
- Чи потрібен мені такий обʼєм даних і які цілі вони виконують?
- Як мені структурувати та управляти даними?
- Чи показують ці дані мені те, чого я раніше не помічав?
