Стаття
У кінці 2022 року команда Філантропи та учасники мережі взяли участь у дослідженні від Комітету з надзвичайних ситуацій (DEC) “Шляхи підтримки та зміцнення місцевих гуманітарних дій в Україні”. Одним із викликів на той час був низький відсоток фінансування локальних організацій (1% бюджету йшов на місцеві організації) та складний процес перевірки (due diligence). Однією з рекомендацій після цього дослідження було створити новий фонд, доступний для українських організацій із спрощеними процедурами перевірки та гнучким фінансуванням.
Восени 2023 року ми дізналися, що буде створено обʼєднаний фонд для України. Це буде пілотний проєкт, де Національна організація буде обрана через тендерний процес, щоб стати місцевим адміністратором цього об’єднання. Після розгляду нашої стратегії та можливостей ми вирішили подати пропозицію та спробувати себе у цій ролі. Ми зрозуміли, що проєкт є амбітним і вимагатиме значного збільшення спроможності нашої організації. Проте ми не очікували кількості викликів, з якими зіштовхнемось. Наша ідея полягала в тому, щоб на практиці довести, що локалізація можлива, та продемонструвати спроможність українських організацій керувати ресурсами. Наша організація була обрана через тендер. Ми розпочали процес належної перевірки: процес перевірки був комплексним оцінюванням з приблизно 30 сторінок питань про процеси та політики організації. Причиною такої обширної перевірки була зрештою амбіція програми та рівень фінансування, який вона могла б розподілити після реалізації пілотної фази. Ми розуміли нашу відповідальність і старанно описували всю нашу роботу. У грудні дізналися, що пройшли процес перевірки благонадійності, і що залишилися кілька уточнюючих питань, над якими ми продовжували працювати в січні.
Під час проходження перевірки дізналися більше про механізми реалізації фінансування. Фінансування здійснюється в рамках колективної ініціативи DEC і є пілотною програмою, тому має йти безпосередньо до благодійної організації-члена DEC. Start Network є благодійною організацією, яка раніше була під опікою Save the Children UK, ставши незалежною у 2019 році. Однак їхні програми все ще під опікою Save the Children UK, і все програмне фінансування працює на основі юридичної угоди між Save the Children UK та Start Network. Ця угода визначає певні способи роботи, про які ми спочатку не знали, і це додало додаткової складності до процесу та вимагало часу для юридичного врегулювання.
Однак Start Network має великий досвід створення пулових фондів по всьому світу і була обрана для допомоги українській адміністративній організації у встановленні процесів видачі фінансування, розвитку організаційної структури фонду та його спроможності керувати фінансами.
Було заплановано кілька етапів проєкту:
- проведення дизайн-воркшопу із залученням місцевих організацій для розробки механізмів видачі фінансування (результати воркшопу можна знайти тут);
- пошук постачальника для локалізації системи перевірки благонадійності, яку використовує Start Network у своїй роботі;
- безпосередній процес розподілу фінансування локальним організаціям;
- збір висновків та результатів проєкту для його посилення та подовження.
Ми були раді перспективі роботи з Start Network, оскільки дослідження локалізації та попередні проєкти були для нас цікавими та зрозумілими. Це також було суттєвим підсиленням цього проєкту, оскільки у нас був досвід регрантингу, зокрема в медичній сфері, але ми ніколи не керували об’єднаним фондом раніше.
Також у грудні 2023 року ми ознайомилися з термінами процесів. Був амбітний план запустити фінансування вже у лютому 2024 року. Через те, що певні ризики не були враховані до запуску проєкту, як ви знаєте, ми не запустили фінансування у травні 2024 року. Отже, що сталося?
1.Два механізми видачі фінансування замість одного в класичній моделі Start Network
На момент дослідження відбувалися постійні обстріли та була нагальна потреба в негайних заходах для забезпечення людей основними речами: їжею, теплом, одягом та житлом. Тому передбачалося, що український обʼєднаний фонд працюватиме з грантами на надзвичайні ситуації. Але до моменту проведення дизайн-воркшопу кількість масових обстрілів частково зменшилася і зросла потреба у фінансуванні гуманітарних проєктів, психологічного, медичного, інтеграційного та реабілітаційного спрямування. Після воркшопу було вирішено, що обʼєднаний фонд реалізовуватиме два механізми передачі фінансування, і відповідно, ми почали працювати паралельно над створенням і описом двох механізмів: підготовка форм для заявок і звітності, інструкцій, критеріїв та процесів оцінки.
2.Відсутність на ринку провайдерів України підрядника з очікуваними/запитаними вимогами
Україна має потужне та розвивається громадянське суспільство протягом 30 років. Останні результати дослідження громадянського суспільства можна знайти тут. Однак ми не взаємодіяли з гуманітарною системою в такому великому масштабі. У нас були програми розвитку демократії, екології, культури та інших сфер. З 2014 року виникли кілька потужних українських гуманітарних організацій, які закривали потреби біля окупованого регіону на сході України. Проте спроможності в гуманітарному напрямку не розвивались серед широкої аудиторії громадського сектору. Відповідно, і не розвивався консалтинг в тому напрямку. Коли ми запустили тендер для пошуку місцевої організації, яка могла б локалізувати, адаптувати до українських вимог процес належної перевірки локальних організацій, то ми через певні бюрократичні складнощі, зіштовхнулись з відсутністю пропозицій відповідно до очікуваних вимог.
На сьогодні, після низки компромісів з обох сторін, ми завершуємо процес відбору підрядника на виконання цих робіт.
3.Різні вимоги до контрактів та договорів
Через ускладнену систему фінансування ми повинні були узгодити низку договорів, які мали бути скоординовані між собою. Це призвело до збільшення часу на підготовку. Замість одного договору, що буває стандартно в роботі з донором, ми мали зробити три окремих договори: договір про членство в Start Networkдля отримання коштів і потім підписати дві додаткові грантові угоди, одну для операційного налаштування фонду, а іншу для покриття фінансування, що йде локальним організаціям. Процес складання трьох окремих угод займає значний час. Крім того, ми не могли прийняти всі вимоги, тому повинні були працювати з додатковими документами як додатками до договорів. Часта відсутність гармонізації внутрішніх донорських угод з українським законодавством ускладнює процес співпраці.
Переклад договорів також був не врахованим пунктом у часі: в Україні ми повинні подавати договори українською мовою до банку, щоб вони могли зарахувати кошти на наш рахунок, про що наші партнери не знали.
4. Побудова внутрішньої спроможності організації
Паралельно до всіх процесів вище, ми отримали рекомендації від Start Network щодо розбудови спроможності організації та налаштуванню процесів. Не всі запропоновані форми могли бути впроваджені в Україні, наприклад, угоди про членство, що існують у модел Start Network, не можуть бути реалізовані в контексті українського законодавства. Тому після низки обговорень і консультацій з юристами, ми змогли знайти прийнятну модель.
Досвід створення фонду був викликом як для швидкого збільшення рівня спроможності, так і для набуття нових компетенцій, унікальних для українського ринку НУО/гуманітарного реагування.
Водночас фонд і механізми фінансування, розроблені під час дизайн-сесії є необхідні та очікувані локальними організаціями. Ми зробили наступні висновки, які допоможуть поліпшити наступні етапи проєкту, якщо донори зацікавлені в розвитку цього проєкту. Разом з тим ми бачимо необхідність і важливість продовження роботи над фондом в Україні. Поки війна не закінчиться, буде необхідність у гуманітарному реагуванні, реабілітації та адаптації людей. Після цього ми повинні будемо розпочати процес відновлення, який ми вже починаємо запроваджувати у деяких регіонах. Важливо розуміти, що організація цих процесів займає багато часу, але її все одно потрібно розпочинати. Це єдиний спосіб, як ми можемо забезпечити стабільну підтримку та допомогу постраждалим.
- Складати більш реалістичні терміни для початку проєкту та підготовчих етапів, беручи до уваги час на юридичні затримки.
- Партнери проєкту повинні бути однаково залучені до розробки проєкту.
- Мати альтернативний план у разі затримки процесів, на які ви не можете безпосередньо вплинути.
- Встановити прозору комунікацію з усіма зацікавленими сторонами, включаючи чіткі очікування та можливості.
- Досліджувати ширший спектр думок, поглядів та досвіду в реалізації проєкту.
Цей етап був дійсно важливим етапом навчання у розбудові процесів. Він зайняв 6 місяців інтенсивної роботи двох команд і багатьох консультантів з міжнародних та національних організацій. Через обмежений термін проєкту ми не змогли до кінця локалізувати всі процеси, оскільки зміни у внутрішніх процесах міжнародних організацій для прийняття більшого ризику або іншої системи займають багато часу.
Ми вже розпочали роботу над локалізацією процесів та майбутніх етапів проєкту, враховуючи думки ширшого кола зацікавлених сторін. Зокрема, ми прагнемо до подальшого спрощення систем перевірки локальних організацій шляхом співпраці з іншими національними організаціями та надихаючись багаторівневою системою Start Network, включаючи найефективніше операційне налаштування, перевірку благонадійності та укладання договорів на місцевому рівні. Ми запланували проведення спільного заходу з місцевими міжнародними організаціями та донорами для презентації основних помилок та досягнень проєкту та покращення процесів на основі щирого зворотного зв’язку.
